Transformación Ágil de un Programa de 1.000 personas

Este Programa en particular, contaba con muchas personas, más de 1.000, y estaba gestionado en forma tradicional utilizando Waterfall. Ya llevaba más de dos años y estaba sufriendo retrasos y todo tipo de problemas como es común cuando se trata de resolver problemas Complejos y Adaptivos utilizando metodologías tradicionales.

Fui invitado a participar por el Director de Programa como un experto en SAFe, junto con Accenture, para realizar una consultoría y proponer un plan de trabajo para transformar este Programme e implementar Metodologías Ágiles.

Uno de los mayores problemas de este Programa, era la falta de un único Backlog priorizado. Existía una lista de 2.000 requerimientos, definidos y aprobados, más de dos años atrás, celosamente controlados por el equipo de Gestión de Cambios de Requerimientos (ya que cualquier cambio a éstos implicaría un costo adicional y tendría que ser aprobado por los Ejecutivos de la empresa). Cada uno de los proveedores tenía grandes incentivos para entregar su parte de esos requerimientos, sin importar si aún eran correctos, validos o útiles. Por tal motivo, el Programa estaba en constante estado de turbulencia, reaccionando a la realidad del progreso, y siendo los Ejecutivos de la empresa, los únicos que podían tomar decisiones de priorización o cambio a los requerimientos. Cada una de estas decisiones implicaba que todos los proveedores deberían actualizar sus diagramas GANTT para luego ser aprobados nuevamente por los Líderes para crear un nuevo GANT de base actualizado.

Luego de analizar y revisar las actuales estructuras y ceremonias, propusimos un plan de cambio incremental para comenzar la Transformación Ágil. Para no crear demasiados cambios en simultaneo y obtener la aceptación de los managers más tradicionales, lanzamos un proyecto piloto con un pequeño equipo, de unas 12 personas, que casi no tenía dependencias con los otros equipos, para poder experimentar y adaptarnos independientemente de los procesos críticos del resto del Programa. Con el objetivo principal de que el equipo pueda controlar libre y rápidamente la priorización y gestionar los cambios al Backlog del equipo y así demostrar los beneficios de esta metodología.